Les étapes clés pour organiser une soirée d'entreprise réussie
La soirée d’entreprise est un élément fédérateur essentiel pour entretenir la motivation de vos salariés, mobiliser vos équipes, renforcer les relations, remercier votre écosystème, faire face à la routine, rebooster les troupes, …
Vous êtes en charge de l’organisation de la soirée d’entreprise de votre service ou de votre organisation ? À première vue, la tâche peut faire peur !
Pour que votre soirée d’entreprise soit un succès, vous devez créer un souvenir : un événement fort dont les collaborateurs se souviendront.
Alors, par où commencer ? Quelles sont les questions à vous poser pour atteindre cet objectif ?
Selon Insularis, voici 15 étapes à suivre pour réussir l’organisation de votre soirée d’entreprise.
1/ Définir l'intention de votre soirée
Une soirée d’entreprise est généralement organisée pour :
- clôturer tout en festivité votre séminaire d’entreprise sur une île ou dans une région de caractère. En effet, il est tout à fait possible d’associer une soirée à votre séminaire d’entreprise. Il y a le temps pour le travail, les activités teambuilding et enfin pour la soirée endiablée 🙂
- présenter votre stratégie, lancer et matérialiser votre projet, faire passer des messages, …
- célébrer votre anniversaire d’entreprise. C’est le moyen idéal de fêter une ou plusieurs années d’existence, mais aussi et surtout de remercier vos collaborateurs, clients, alumnis, partenaires… qui font faire partie de l’aventure
- lancer un nouveau produit afin d’impliquer dès le début vos équipes
- finir votre année fiscale en beauté. Quoi de mieux qu’une Summer party ou une Xmas Party pour montrer à vos collaborateurs à quel point ils comptent ? Le but est de faire un effet « whouaou », de donner de la perspective sur les objectifs de l’année à venir…
- la soirée de Gala : pour clôturer un salon professionnel, un colloque ou un séminaire, … et discuter de manière informelle
- inaugurer vos nouveaux locaux
2/ Constituer un fichier d'invités
Il ne faut pas choisir de manière arbitraire les participants, mais bien définir sa cible. Qui est invité et selon quels critères ? Combien de personnes maximum ?
Il ne faut jamais sous-estimer le nombre de personnes qui ne viennent pas malgré leur inscription. Le taux de « no show » est variable selon les événements et selon le dispositif de relance des inscrits.
Pour s’assurer un nombre fiable de participants, depuis une boîte email personnelle, il faut envoyer un premier save the date, puis faire au moins deux emails de relance avant l’événement avec possibilité d’inscription en ligne. A J-2, envoyer un email de rappel aux personnes qui ont confirmé leur participation. En complément, des campagnes mailings et/ou SMS sont envisageables selon votre intention et votre cible.
3/ Etablir votre budget
4/ Connaître vos invités
Vous devez prendre en compte d’une part les attentes particulières de vos invités, d’autre part l’objectif de cette soirée. Pour éviter de passer complètement à côté du résultat attendu et faire un flop. Vous pouvez sonder au préalable vos collaborateurs : quelles animations les amuseraient ? Quelles sont les activités qui selon eux renforceraient les liens entre chacun ?
5/ Choisir une date
En tenant compte des vacances scolaires, jours fériés, événements concurrents… mais aussi des événements sportifs, culturels mondiaux.
6/ Sélectionner un lieu
Il ne faut pas omettre ceux qui habitent loin ainsi que les capacités physique et motrice de chacun. C’est bien de choisir un lieu unique en pleine campagne, une salle en centre-ville… mais si c’est une galère sans nom pour s’y rendre, vous allez immédiatement mal commencer la soirée 😊.
7/ Définir un programme
Toujours prévoir un déroulé précis et millimétré de votre soirée. Ne pas hésiter à faire des répétitions et un filage avant le D Day.
8/ Retenir un thème
Personnalisez votre thème de soirée aux couleurs ou/ non de l’entreprise. Retrouvez ici nos soirées insolites à thème !
9/ Arrêter un dress code
Selon l’intention et/ou le choix du lieu de votre soirée, vous pouvez demander à vos convives de venir en tenue « smart casual » (c’est-à-dire sans costume cravate afin de détendre l’ambiance)
10/ Faire appel aux bons partenaires
Comme on le dit souvent, le plus important ce n’est pas l’idée, mais l’exécution ! Pour que votre soirée d’entreprise soit un succès, vous devez vous entourer des bonnes personnes. Qu’il s’agisse du choix lieu, du thème, du traiteur, des animations,… qui occuperont vos collaborateurs, clients, partenaires, alumnis, tout doit être parfait.
Depuis plus de 13 années, l’ expertise acquise par Insularis nous permet de vous accompagner de la création à la gestion logistique de votre événement en vous garantissant une organisation minutieusement soignée de A à Z et clé en main.
11/ Prévoir le cocktail dînatoire
Le cocktail contribue pleinement à la réussite de votre soirée. Il faut le soigner à tous prix ! N’hésitez pas à tester le traiteur retenu lors d’une dégustation organisée en amont du jour J pour tout affiner comme des petits pains ! Par ailleurs, prendre en compte les préférences alimentaires de vos convives sera toujours apprécié. Le cocktail permet de laisser une place importante à l’échange, prolongez-le le moment venu si vos clients en ressentent le besoin.
12/ Trouver la ou les bonnes idées d'animations pour encourager la cohésion et favoriser les rencontres
Il est de plus en plus difficile de surprendre ses collaborateurs avec une animation qui fait mouche ! Osez proposer une ou plusieurs animations qui sortent de l’ordinaire. Chez Insularis, nous sommes convaincus qu’une animation originale et impactante doit replacer l’humain en son cœur et/ ou être porteuse de sens.
13/ Booker un super DJ
Des tubes, des tubes et encore des tubes. Offrez le choix aux plus motivés de danser lors de votre soirée d’entreprise ! Le DJ doit s’adapter aux goûts de vos invités et fera de votre soirée un moment musical festif qui marquera les esprits !
14/ Laisser un « souvenir » de la soirée
Il faut de préférence que les participants repartent avec un petit présent (si possible marqué par le logo de votre entreprise sur le cadeau), et/ ou « au pire » qu’ils reçoivent ensuite des photos ou une vidéo de la soirée. En effet, généralement les participants s’attendent à un petit souvenir dans le tote bag remis à la fin de la soirée à la sortie du vestiaire.
15/ Proposer une « prolongation de soirée informelle »
Le fameux after, pour ceux qui souhaitent prolonger la soirée !
Le but est de vous amuser avant tout, afin que ce moment reste gravé dans vos mémoires !
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